Novox Oy
Asiakas-, yhteistyökumppani- ja toimittajarekisteri
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä.
Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Novox Oy
Yhteystiedot:
Tekniikantie 12, 02150 Espoo
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Novox Oy/Tarja Vesanto
Tekniikantie 12, 02150 Espoo
+31 6 30970613
2. Rekisteröidyt
- Asiakkaiden yhteyshenkilöt
- Potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöt
- Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöt
- Potentiaalisten yhteistyökumppanien yhteyshenkilöt
- Alihankkijoiden yhteyshenkilöt
- Potentiaalisten alihankkijoiden yhteyshenkilöt
- Tavara- ja palvelutoimittajien yhteyshenkilöt
- Potentiaalisten tavara- ja palvelutoimittajien yhteyshenkilöt
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen perusteet:
- Henkilötietoja käsitellään liikesuhteen perusteella (asiakkuus, yhteistyökumppani, alihankkija, tavara- tai materiaalitoimittaja)
- Henkilötietoja käsitellään potentiaalisen liikesuhteen perusteella (asiakkuus, yhteistyökumppani, alihankkija, tavara- tai materiaalitoimittaja)
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- Liikesuhteen hoitaminen (asiakassuhde, yhteistyökumppanuus, alihankintasuhde, tavara- tai palvelutoimitussuhde)
- Palveluistamme kertoiminen ja palveluiden markkinointi
- Liikesuhteiden kehittäminen
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Rekisteri sisältää seuraavia yhteyshenkilöiden tietoja:
Yhteystiedot
- nimi
- osoite
- sähköposti
- puhelinnumero
- yhteyshenkilön tehtävä ja asema organisaatiossaan
- tietoja yhteydenpidon ajankohdista ja käydyistä neuvotteluista
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kohdassa 1 esitettyyn osoitteeseen:
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. Oikeus tietojen oikaisemiseen Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen.
Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa.
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai muuhun liikesuhteeseen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan säännönmukaisesti:
- Suoraan asiakkaalta, yhteistyökumppanilta, alihankkijalta tai tavara- tai palvelutoimittajalta
- Potentiaalisen asiakkaan, yhteistyökumppanin, alihankkijan tai tavara- tai palvelutoimittajan yhteydenotosta
- Potentiaalisen asiakkaan, yhteistyökumppanin, alihankkijan tai tavara- tai palvelutoimittajan julkaisemasta tai lähettämästä aineistosta
- Julkisista luetteloista tai rekisteristä
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Novox Oy:n ulkopuolelle. Tietoja luovutetaan (tallennetaan) taloushallintopalvelujamme hoitavalle palvelutoimittajalle.
8. Käsittelyn kesto
Tietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin liikesuhde on aktiivinen tai arvioimme sen aktivoituvan tauon jälkeen.
Potentiaalisen liikesuhteen yhteyshenkilöiden tietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin yhteyshenkilö toimii tehtävässään.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Tietoja käsittelevät Novox Oy:n työtekijät ja taloushallinnon palvelutoimittajamme työntekijät. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin varmistamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.